Alugue em nome da sua empresa: fatura e IVA

O que a fatura discrimina

Vamos fazer uma filmagem de três dias com duas câmaras, uma GoPro HERO 11 Black e uma Insta360 X5 : o preço de três dias de cada uma consta da sua ficha de produto, impostos incluídos. A fatura soma as duas e discrimina o valor em três linhas: o total sem impostos, o IVA a 20%, e depois o total com impostos do aluguer.

O encargo real para a empresa sujeita a imposto não é, assim, o valor com impostos mas sim o valor sem impostos, sendo o IVA recuperável nas condições habituais. Este é o primeiro motivo para informar a empresa antes de pagar, e não depois.

Informar a empresa demora um minuto

Ao introduzir os seus dados de contacto, a opção Profissional abre os campos da empresa. Introduz o SIRET, 14 dígitos, e o número de IVA intracomunitário. Uma pesquisa SIREN consulta o directório público de empresas e preenche previamente o nome da empresa e a morada da sede: basta verificar.

Esta informação nunca influencia o preço. São utilizados apenas para produzir uma fatura conforme e são mantidos na sua conta para rendas subsequentes.

O que a conta realmente cobre

• o nome da empresa, a sua SIREN, o seu SIRET e o seu número de IVA no bloco “faturado a”;
• a desagregação do Total sem IVA, do IVA e do total com IVA;
• as menções ao artigo L441-10 do código comercial, obrigatórias entre os profissionais: multas por mora no triplo da taxa de juro legal, pagáveis sem aviso prévio, e indemnização fixa de recuperação de 40€;
• a lembrança de que a fatura é conservada durante dez anos, nos termos do artigo L123-22 do código comercial.

A fatura pode ser encontrada a qualquer momento na sua conta, na secção de documentos da encomenda, juntamente com o contrato. Um serviço de edição de vídeo adicionado a um aluguer deve ser pago à parte e está sujeito a fatura própria: isto é normal, não faz parte do total do aluguer.

A caução não é uma cobrança

Este é o ponto que mais surpreende os contabilistas. A caução – 100€, 150€, 200€ ou 250€ dependendo do aparelho – não é volume de negócios. Vive fora de HT, VAT e TTC, numa linha separada. Não se trata de uma despesa, mas sim de uma caução: é devolvida no prazo de cinco dias úteis após a devolução e verificação do equipamento e não conta como valor de aluguer.

No exemplo acima, os dois dispositivos têm uma caução de 100€ e 150€, ou seja, 250€ imobilizados durante o aluguer, além do valor com impostos do aluguer. As cauções são adicionadas quando o pedido inclui vários dispositivos.

Uma cotação antes de reservar

A rota padrão não exige: o preço é firme e apresentado antes do pagamento. Mas caso a sua estrutura necessite de orçamento para a realização da despesa, o mesmo é solicitado por mensagem da sua conta, assunto “pedido de orçamento”, ou através da página de contacto. A resposta chega em 24 horas úteis. Esta é também a forma de criar um pack à medida para um evento.

Se a sede estiver fora de França

Uma empresa estabelecida noutro Estado-Membro e que possua um número de IVA válido está sujeita a autoliquidação: a fatura é então emitida sem IVA e contém ambos os números de identificação. Esta passagem não é automática, é solicitada e observada caso a caso – informe antes de reservar.

Cuidado com uma confusão comum: um indivíduo estabelecido na Bélgica ou na Alemanha é faturado com 20% de IVA francês, e isso está correto. O aluguer de equipamentos é uma prestação de serviços, tributável no local de estabelecimento do prestador de serviços. Este não é um erro de faturação.

Aluguer ou compra

A questão do tratamento contabilístico – despesas operacionais em vez de activos depreciados – é abordada separadamente no nosso artigo sobre as vantagens fiscais do leasing para profissionais. Este artigo descreve apenas o processo administrativo.

Este artigo descreve como funcionam as nossas faturas e não é um aconselhamento fiscal. O tratamento aplicável à sua situação é validado com o seu contabilista.

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