Een opdracht aanvragen: zo gaat dat

Sinds dit jaar verhuur ik niet alleen meer materiaal: ik kom er ook zelf mee langs en film zelf. Een opdrachtaanvraag lijkt dus in niets op een huurboeking. Er is geen winkelmandje, geen bankkaart en geen datum die vastklikt zodra u klikt. Er is een aanvraag, dan een offerte — en daartussen ik, die mijn agenda openslaat.

Vijf vragen, in deze volgorde

Het formulier vertrekt van wat u organiseert, nooit van mijn materiaal. Niemand wordt wakker met de gedachte dat hij een 360-opname nodig heeft: men bereidt een bruiloft, een bezichtiging of een seminarie voor. Dat vertalen naar camera’s, drone of installatie is mijn werk. Vandaar de volgorde van de vijf stappen:

• Wat u organiseert — een feest, een pand, een bedrijfsproject, of iets anders.
• De plek — het exacte adres, gekozen uit de lijst, zodat ik de plek vind en niet enkel de stad.
• Het moment — de dag, het aanvangsuur, de duur. Een avond die na middernacht eindigt is voorzien; een evenement over meerdere dagen ook.
• Wat u wilt — twaalf vakjes, geen enkel verplicht, geen enkel vooraf aangevinkt. Ze bereiden de offerte voor, ze berekenen die niet.
• Uw budget en uw woorden — het budget is optioneel; het verhaal van uw project is de enige tekst die ik echt nodig heb.

Twee commerciële stappen, niet één

Dat is het grootste verschil met verhuur, en net dat wat men verkeerd leest als men uit de catalogus komt. Huren is een aankoop: u kiest, u betaalt, het is geboekt. Een opdracht aanvragen is een offerte aanvragen. De pagina schrijft niets af en vraagt geen bankkaart. Kan ik het niet, dan valt er niets terug te vorderen, want u hebt niets betaald.

Daarna komt de offerte, met de hand geschreven. Ze scheidt werkuren van verplaatsingskosten en vertrekt niet vanzelf: eerst kijk ik of het haalbaar is. U aanvaardt ze per antwoordbericht, en pas dan zet ik de datum vast. De factuur komt na de opdracht — nooit ervoor.

Wat mijn antwoord echt bepaalt

Drie dingen, en niet het bedrag dat u hebt ingevuld. Eerst mijn agenda: ik werk alleen, en twee evenementen op dezelfde zaterdagavond bestaan niet. Dan de haalbaarheid — de toegang, opgelegde uren, de toestemming die de locatie moet geven, en voor luchtbeelden de regels die daar die dag gelden, die ik nakijk voor ik reken. Ten slotte de beperkingen van de plek, die alleen u kent: een verdieping zonder lift, een zaal die pas om zes uur opengaat, buren die u wilt ontzien.

Ik kom naar u toe, u stuurt niets terug

Op dit traject vertrekt geen enkel pakket. Ik kom overal in Frankrijk; binnen Lyon is de verplaatsing inbegrepen, elders reken ik ze met de hand in de offerte, zonder automatische kilometerschaal. En er is geen minimale opzegtermijn: zelfs voor dit weekend sla ik liever mijn agenda open en antwoord ik eerlijk dan de deur vooraf te sluiten. Als de plek u meer bezighoudt dan de datum, blijft het vertrekpunt hetzelfde — afhalen in Lyon gaat alleen over verhuur.

En als u liever zelf filmt

Dan blijft de verhuurcatalogus de juiste deur, en vaak is dat de betere keuze: bij veel evenementen wint een goed voorbereide camera in de handen van iemand die de plek kent het van een operator die ze ontdekt. De gids over materiaal voor een evenement zegt wat u moet voorzien. Beseft u tijdens het lezen dat u die avond geen tijd of zin hebt om de camera vast te houden, dan is dat precies het moment om mij een aanvraag te sturen. En huurt u op naam van een vennootschap, dan volgen factuur en btw aan beide kanten dezelfde regels.