L’accesso al luogo: cosa blocca una ripresa il giorno stesso

Quando una giornata di riprese va male, la colpa non è quasi mai della telecamera. A costare l’ora persa è una porta. Un codice che nessuno mi ha dato, un portiere andato a pranzo, un ascensore troppo stretto per un cavalletto. Niente di tutto questo si vede su una mappa, niente si recupera in montaggio, e tutto si risolve in cinque minuti la sera prima.

Le cinque porte che si chiudono

• Il codice d’ingresso. Quello del cancello, quello dell’androne e a volte un terzo per il locale da cui passa l’attrezzatura. Tutti e tre si danno la vigilia, non davanti alla porta.
• La persona che apre. Un nome, un numero di cellulare e una seconda persona se la prima non risponde. Un portiere non è reperibile il sabato come il martedì.
• Il badge nominativo. Molti edifici per uffici rilasciano un badge intestato a una persona annunciata alla reception. Se il mio nome non è stato annunciato, resto alla reception.
• L’orario reale di apertura. Una sala disponibile dalle 18 a mezzanotte non è accessibile alle 17 per allestire. La finestra di allestimento si negozia, non si presume.
• L’autorizzazione per le parti comuni. Androne, vano scala, cortile, terrazzo: appartengono al condominio, non a chi occupa l’appartamento.

Il citofono è la prova migliore, e non costa nulla. Se la targhetta non porta il nome che mi avete dato, non risponderà nessuno. Succede più spesso di quanto si creda: inquilino recente, ragione sociale diversa dall’insegna, targhetta ancora intestata al proprietario precedente. Ditemi il nome scritto sulla pulsantiera, non quello che dovrebbe esserci.

Le scale, l’ascensore e il numero di viaggi

Un servizio leggero sono due borse e un cavalletto. Uno completo sono tre borse, un cavalletto, uno stativo per luce e una valigia. In una cabina d’ascensore vecchia il cavalletto entra in piedi e accanto non ci sta altro: sono tre viaggi, non uno. Senza ascensore, contate il doppio, e contatelo nei due sensi: anche lo smontaggio passa dalle scale.

La scala di servizio, quando c’è, è quasi sempre la scelta giusta: più larga, meno frequentata, e nessuno resta bloccato dietro uno stativo. In un condominio abitato questo dettaglio conta quanto la comodità: un vano scala ingombro un sabato mattina è un vicino scontento, e un vicino scontento finisce per chiamare qualcuno.

Parcheggiare, scaricare, ripartire

Un parcheggio sotterraneo si chiude con una sbarra e con un’altezza. Molte rampe sono limitate a 1,90 m: un furgone non scende, e l’attrezzatura finisce per attraversare duecento metri di marciapiede. Non è grave, ma cambia l’ora di arrivo e cambia ciò che si porta. Alcune vie del centro sono inoltre chiuse al traffico in certe fasce orarie; si verifica per l’indirizzo esatto, mai in generale.

Le sei righe che fanno guadagnare un’ora

• L’indirizzo esatto e il piano, compresi l’edificio e la scala quando ce ne sono più d’uno.
• Il codice, oppure il nome esattamente come è scritto sulla pulsantiera.
• Chi apre, il suo cellulare e un secondo nome se quella persona non risponde.
• Dove scaricare e dove parcheggiare poi: raramente sono lo stesso posto.
• L’ora in cui la porta è davvero aperta, diversa dall’ora dell’appuntamento.
• Ciò che va annunciato in anticipo: la reception, il portiere, l’amministratore, il vicino di sotto.

Queste sei righe stanno in un messaggio. Non sostituiscono il brief delle riprese — che cosa volete mostrare, a chi e in quale forma — ma decidono l’ora in cui si comincia. Se preparate attrezzatura per conto vostro, la checklist del noleggiatore pone le stesse domande al contrario, e la guida del materiale per eventi ricorda che cosa deve essere sul posto prima degli ospiti.

Il caso particolare dei luoghi condivisi

Una sala affittata a ore, uno spazio di lavoro condiviso, una sala riunioni prenotata da un software: questi luoghi hanno una particolarità, la fascia precedente sfora sempre. Nessuno è in malafede, ma un laboratorio che finisce alle 14 si svuota alle 14.15, e l’allestimento comincia dunque alle 14.20. Su una prestazione di un’ora, quel quarto d’ora è un quarto delle riprese.

Il rimedio è semplice e gratuito: prenotare la fascia precedente, oppure spostare di venti minuti l’ora annunciata. Ditemi chi occupa la sala prima di noi e vi dirò quale delle due scegliere. In un luogo che non si occupa da soli, la domanda non è quando si entra, ma quando esce chi c’era prima.

Quando si blocca lo stesso

Non si forza mai una porta, né in senso proprio né in senso figurato. Quello che si fa è invertire l’ordine: gli esterni si girano mentre si aspetta, e anche i dettagli, e la luce di inizio giornata non è persa per tutti. Se dopo un’ora non si sblocca nulla, facciamo il punto insieme invece di sbrigare in trenta minuti ciò che ne chiedeva centoventi.

Il resto si prepara per iscritto. Descrivete il luogo com’è, non come dovrebbe essere: queste sei righe trovano posto nella richiesta di prestazione, e io torno da voi con le domande che mancano. Per tutto ciò che riguarda l’attrezzatura che preparate voi, la checklist del noleggiatore e la guida del materiale per eventi prendono il testimone; e se la domanda è solo dove ritirare il materiale, consegna o ritiro a Lione risponde.