Perché un preventivo di prestazione si scrive a mano

Sul catalogo di noleggio tutto è calcolato: scegliete un apparecchio, delle date, e il totale appare. È possibile perché una telecamera noleggiata quattro giorni è esattamente la stessa cosa per tutti. Una prestazione no. Due richieste che si somigliano sulla carta possono richiedere due giornate molto diverse, ed è per questo che il preventivo non esce da un calcolatore.

Cosa contiene un preventivo

Due righe, separate, ed è voluto. Prima la manodopera: il tempo passato sul posto, più quello del lavoro dopo se avete chiesto un montaggio. Poi le spese di trasferta, quotate a parte perché possiate vederle. A Lione la trasferta è compresa e quella seconda riga sparisce. Altrove esiste, e la scrivo a mano: dietro non gira alcuna tariffa chilometrica automatica.

Ciò che nessun calcolatore saprebbe fare

• Leggere un vincolo di luogo. Un quarto piano senza ascensore, una sala che apre solo alle 18, un accesso a cinquecento metri dal parcheggio: non si spunta, si legge nel vostro testo.
• Dire di no. Un calcolatore non rifiuta mai: quota. Io guardo l’agenda, la fattibilità e ciò che chiedete, e a volte rispondo che non è fattibile. Una risposta franca vale più di un totale plausibile.
• Distinguere un’opzione chiesta da una acquisita. Spuntare «riprese aeree» non è un ordine di riprese aeree: è un’intenzione, la cui fattibilità dipende dal luogo e dalle autorizzazioni applicabili quel giorno. La verifico prima di quotare.

Il budget che indicate non fa mai salire il preventivo

È il timore più diffuso, e lo capisco. Il campo «budget massimo» è facoltativo, non entra in alcun calcolo e serve a una cosa sola: proporvi qualcosa di realistico invece di mandarvi un preventivo fuori tema. Se preferite non dirlo, lasciate vuoto: non cambierà la mia risposta. Ciò che la cambia è il testo in cui spiegate il progetto.

La stima mostrata non è il preventivo

La pagina vi mostra una stima mentre compilate il modulo. È lì per evitarvi una brutta sorpresa, non per impegnarvi: non conosce né il vostro luogo, né i vincoli che avete descritto, né ciò che vedrò nella mia agenda. Solo il preventivo fa fede, e arriva dopo la lettura della vostra richiesta. In mezzo non c’è alcun addebito, nessuna carta richiesta, nessuna data bloccata.

Questo modo di fare non ha nulla di eccezionale: è semplicemente l’opposto del noleggio, dove tutto è calcolato in anticipo perché tutto è identico. Se volete vedere com’è una griglia interamente automatica, le tariffe di noleggio in chiaro la mostrano senza giri di parole. E per una fattura intestata a una società, le regole di fattura e IVA sono le stesse da entrambi i lati.